■ケース２、ムダな資料を一掃したい

　トヨタ式に「資料をつくったつもりが紙量や死量になっていないか」という言い方があります。当人にとってはとても大切な仕事であり、会社にとっても大切な資料だと思って作成したにもかかわらず、実際にはあまり読まれず、活かされもしないとすれば、これほどムダなことはありません。

　こうした「読まれず」「活かされず」、一体何のためにあるのか分からない資料のことを、トヨタ式では「紙量」や「死量」と呼んでいます。

　ある企業の創業者Ｂさんがこんな経験をしました。

　Ｂさんの会社は今から２０年近く前に株式を公開しました。Ｂさんにとっては創業以来の苦労が報われた瞬間であり、喜んだＢさんは株式公開を担当した部署の人たちに「毎日の自社の株の売買数などを書類にして報告してほしい」と依頼しました。

　最初は届けられる報告書に熱心に目を通していたＢさんですが、数カ月も経つと関心は薄れ、担当部署にこう言いました。「見る時間もないのでもう届けなくていいよ」。

　それから５年後、Ｂさんと担当部署の部長が雑談をしていると、部長が何気なくこんな言葉を口にしました。「そういえば社長、最近は株の売買数の報告書をご覧になっていませんね。必要ならいつでもおっしゃってください。全部残してありますから」。

　言われてＢさんは驚きました。Ｂさんは何年も前に報告書への関心が薄れ、「もう届けなくていいよ」と伝えてありましたが、部長によるとたしかに「届けなくていいよ」とは言われたものの、「もうつくらなくてもいいよ」とは言われなかったため、担当者は「いつ見たいと言われるか分からないのでつくっておこう」と考えて、その後５年もの間、誰も見ない書類をつくり続け、そして全部保管していたのです。

　Ｂさんにとってこれは大変ショックな経験でした。部長の話を聞いて、Ｂさんは「なぜいまだに誰も必要としない報告書をつくり続けているのか？」という疑問を持ちましたが、その答えは「誰も『もうやめよう』と言わなかったから」でした。

　同時にＢさんは「ひょっとしたらうちの会社にはこういう仕事が山とあるんじゃないか？」という疑問も持ちました。

　間接部門に限らず、営業部門でも生産部門でもたくさんの書類をつくっています。最近では書類作成に時間をとられるあまり、管理職が肝心の「現場へ出る」時間がなくなっているというのもよくある話です。

　もちろんこうした書類もある時点では「意味があった」はずですし、「誰かが必要とした」はずです。でも、今はどうなのでしょうか？一つひとつの書類について、「これは何のため？」「これは誰のため？」「なぜこの書類が必要なのか？」と問いかけたなら、「やめても影響のないもの」がたくさんあるはずです。

　かつてパナソニックの創業者・松下幸之助さんが、本社が事業所から上げさせる報告書の数が２４０種類もあると聞いて、こう提案しました。「明日会社が潰れると困るから、明日潰れることに関係のあるものだけは残すけれども、それ以外は全部やめてしまってはどうか」。書類というのはつくるのも大変なら、読むのも大変です。結果、残った報告書は４２種類と６分の１になり、ムダな時間は減り、判断スピードも格段に上がることになりました。